Digitalisierung: Strukturiertes Vorgehen macht’s möglich

In einem ersten Schritt müssen die Bedürfnisse und Rahmenbedingungen festgestellt werden. Hierzu gibt es verschiedene Fragestellungen aus diversen Bereichen, die grundlegend geklärt werden sollten:

Je detaillierter man sich solche Fragen stellt und beantwortet, umso genauer und klarer können die eigenen Bedürfnisse und vorhandenen Rahmenbedingungen aufgezeigt werden.

Erst im Anschluss daran kann man sich mit einzelnen Digitalisierungslösungen beschäftigen, für die sich jeweils weitere Fragen ergeben, auf die man eine Antwort finden muss, bevor man die für das Unternehmen geeignete Produktlösung evaluieren kann. Nachfolgend wird dies exemplarisch an den Beispielen E-Mail und DMS dargestellt.
 

Beispiel: E-Mail

Beim Thema E-Mail beschäftigt man sich mit den Funktionen für die E-Mail-Kommunikation und Termin- / Kalenderplanungen. Grundsätzlich muss man sich bei E-Mails immer bewusst sein, dass diese Kommunikation nicht sicher ist. E-Mails können von Dritten gelesen und / oder manipuliert werden. Deshalb sind lokale Sicherheitsvorkehrungen sehr wichtig.
Um die Unternehmensanforderungen an die E-Mail- und Kalenderfunktionen klar definieren und feststellen zu können, müssen unter anderem Fragen wie folgt erarbeitet werden:

• Sollen die Mail- / Kalenderdaten auf verschiedenen Endgeräten (z.B. PC / Laptop, Tablet, Mobile) bearbeitet werden können?
• Wünschen Sie hohe und laufend aktualisierte Spam-Filter?
• Wünschen Sie hohe und laufend aktualisierte Viren- und Phishing-Schutzfunktionen?
• Sollen Mails mit einfachen Möglichkeiten (und somit tieferer Sicherheit) verschlüsselt sein?
• Soll der Datenzugriff durch eine Multifaktor-Authentifizierung geschützt sein?

Die Umsetzung der Mail- / Kalenderfunktion kann als Variante SaaS oder on-Prem erfolgen.
Die Klärung der voranstehenden Fragen in Zusammenhang mit den grundlegenden Rahmenbedingungen führen dann entweder eher zur Variante SaaS oder on-Prem.

Beispiel: Elektronische Dokumentenverwaltung (DMS)

Das Thema DMS beschäftigt sich mit der elektronischen Dokumentenverwaltung inklusive der Erstellung, der Bearbeitung, der Verteilung, der Archivierung und der Prozessunterstützung.

Um die Unternehmensanforderungen an das DMS klar definieren und feststellen zu können, müssen unter anderem Fragen wie folgt erarbeitet werden:

• Sollen Daten aus verschiedenen Systemen (z.B. Finanzlösungen, Steuerlösungen, CRM) in einer Datenablage verfügbar sein?
• Stehen die Daten den Mitarbeitenden nur intern (d.h. innerhalb der Unternehmung) zur Verfügung?
• Stehen die Daten auch extern (d.h. beispielsweise für Kunden) zur Verfügung?
• Wollen Sie die Daten sogenannt revisions­sicher (d.h. beispielsweise ordnungsgemäss, vollständig, Einhaltung Aufbewahrungsfristen, Verlustsicherheit u.Ä.) ablegen, sodass Sie auf eine Ablage auf Papier verzichten können?
• Möchten Sie Prozessunterstützung / Workflows für die interne Prozesseffizienz verwenden?
• Gibt es rechtliche Vorgaben, die eine Datenhaltung ausschliesslich in der Schweiz erlauben?

Die Klärung der voranstehenden Fragen in Zusammenhang mit den grundlegenden Rahmenbedingungen führen dann entweder eher zur Variante SaaS oder on-Prem.

Fazit

Der Weg zur Digitalisierung und die dazugehörenden einzelnen Teilprojekte müssen für jedes Unternehmen einzeln angeschaut und definiert werden. Es besteht oft ein sehr individuelles IT-Ökosystem über zum Teil sehr spezifische Applikationen, den internen Prozessen und der Zusammenarbeit mit den jeweiligen Kunden. Diesem komplexen und individuellen Umfeld muss Rechnung getragen werden, um eine erfolgreiche und gewinnbringende digitale Umsetzung zu erreichen.

Das Institut Treuhand 4.0 von TREUHAND|SUISSE hat hierzu den neuen Digitalisierungsleitfaden geschaffen, der es einem Unternehmen ermöglicht, selbständig anhand von Entscheidungsfragen und einem klar definierten Vorgehen seinen nächsten Schritt in der eigenen Digitalisierung zu definieren. Dieses Resultat ist der ideale Ausgangspunkt, um mit dem eigenen IT-Betreuer und einem unabhängigen Dienstleister die nächsten Schritte in der Umsetzung konkret zu definieren.

Hier geht es zum: Digitalisierungsleitfaden

Begriffserklärungen:

• DMS: Dokumentenmanagement-System: datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente
• DSG: Datenschutzgesetz
• MFA: Multifaktor-Authentifizierung (manchmal auch Zwei-Faktor-Authentifizierung genannt)
• On-Prem: Abkürzung für «On Premises» und bedeutet, dass die IT-Infrastruktur (Daten, Software usw.) in den eigenen Räumlichkeiten vorhanden ist.
• SaaS: Software-as-a-Service und bedeutet, dass eine Lösung als Dienstleistung (als Service) bezogen wird, ohne diese Software / IT zu besitzen.

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