Digitalisierung in der Treuhandbranche

Die Erfahrung zeigt aber, dass es nicht einen Königsweg bei der Digitalisierung eines Treuhandunternehmens gibt, sondern eigene Ansätze / Handlungsfelder definiert werden müssen, um dann die individuelle Digitalisierungsstrategie im eigenen Unternehmen strukturiert umzusetzen. Eine standardisierte Digitalisierungsstrategie für alle Treuhandunternehmen zu definieren ist auch sehr schwierig, weil die Firmen zum Teil sehr unterschiedlich aufgebaut sind, nicht zuletzt durch das individuelle Kundenportfolio und den dadurch angebotenen Dienstleistungen.

Zu Beginn ist es wichtig, eine saubere Auslegeordnung der vorhandenen Infrastruktur, der eingesetzten Softwarelösungen, dem digitalen Mindset der Belegschaft sowie dem der Kunden und der eigenen Geschäftstätigkeit aufzustellen. Neben dem Status quo ist es auch sehr wichtig, einen Ausblick für die Zukunft zu machen, d.h. wo möchte man als Unternehmen in fünf Jahren stehen?

Fällt es dem Unternehmen schwierig hier den Einstieg zu finden, lohnt es sich, seinen IT-Partner zur Unterstützung beizuziehen. Falls dies nicht möglich oder gewollt ist, kann als Mitglied von TREUHAND|SUISSSE auch das Institut Treuhand 4.0 als Coach beigezogen werden, welches bei Bedarf zusätzlich auf seine Umsetzungspartner zurückgreifen kann, welche ein breites Spektrum von Digitalisierungsthemen abdecken. Es lohnt sich – auch bei der Zusammenarbeit mit seinem IT-Partner – eine unabhängige Meinung einzuholen. Dadurch können Planungsfehler frühzeitig erkannt und korrigiert werden.

Wo und wie steht die Belegschaft zur geplanten Digitalisierungsstrategie? Hier ist es wichtig, von Beginn an die Teams ins Boot zu holen und allfällige Mankos frühzeitig zu korrigieren. Die Belegschaft könnte beispielsweise die DRO (Digital Readiness Orientation) des Instituts Treuhand 4.0 machen, um hierzu mehr zu erfahren. Die DRO kann auch als Planungshilfe für allfällige Massnahmen dienen.

In der Regel ist eines der ersten Handlungsfelder, die angeschaut werden müssen, die Infrastruktur. Wie ist diese aufgebaut und wie wird sie betrieben? Ist diese noch zeitgemäss und ermöglicht sie, die geplanten Digitalisierungsprojekte zu realisieren?
Auch die firmeninterne digitale Zusammenarbeit sollte angeschaut werden. Ist diese mit den verwendeten Lösungen überhaupt möglich oder muss etwas Neues evaluiert werden? Die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens ist sehr wichtig. Nicht zuletzt durch Corona hat dies nochmals an Stellenwert gewonnen. Es geht aber nicht nur um das Arbeiten im Homeoffice, sondern generell um das medienbruchfreie Arbeiten, also die Frage, wo und wie werden die geschäftsrelevanten Dokumente gespeichert.

Die Basis hierzu bildet die eingesetzte Infrastruktur und darauf aufbauend die eingesetzten Softwarelösungen. Zur effizienten Arbeitsgestaltung sollte genau anschaut werden, wie im Tagesgeschäft die Government-Prozesse digitalisiert werden können, um dort keine unnötigen, ineffizienten Medienbrüche zu schaffen.

Funktioniert die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens und wird diese auch gelebt, können die benötigten Funktionalitäten und Lösungen für eine optimale Zusammenarbeit mit den eigenen Kunden implementiert werden. Ein Beispiel hierfür ist der Dokumentenaustausch mit den Kunden. Dies kann je nach Kunden und der erbrachten Dienstleistungen im Umfang sehr unterschiedlich ausfallen. Es lohnt sich eine skalierbare Lösung zu haben, die auf die eigenen Bedürfnisse standardmässig angepasst und / oder erweitert werden kann. Zum Beispiel sollte bei Buchhaltungsmandaten genau geschaut werden, wo die Schnittstellen sind, wie die Arbeitsteilung aussieht und wie effizient die Prozesse umgesetzt werden können. Auch hier gilt, es gibt nicht nur eine Lösung, sondern das angebotene Dienstleistungsportfolio und der damit zusammenhängende Digitalisierungsgrad kann sehr mandatsspezifisch sein. So ist auch hier sehr wichtig eine Lösung zu finden, die skalierbar ist.

Ist die Digitalisierung im eigenen Unternehmen fortgeschritten, werden durch die einhergehenden Effizienzsteigerungen auch Ressourcen bei der Belegschaft frei. Hier kann dann zum Beispiel mit den vorhandenen personellen Ressourcen geprüft werden, wie der bestehende Beratungsbereich weiter professionalisiert und ausgebaut werden kann.

Der vorliegende Beitrag erhebt nicht den Anspruch, vollständig und abschliessend zu sein. Vielmehr soll er helfen, sich für die Digitalisierung im eigenen Unternehmen die richtigen Fragen zu stellen und mögliche Einstiegspunkte zu finden.

Mitglieder von TREUHAND|SUISSE können sich bei Fragen rund um die Digitalisierung an das Institut Treuhand 4.0 wenden. Das Team kennt durch die eigene tägliche Arbeit in der Treuhandbranche die Herausforderungen genau und kann wegen seiner zusätzlichen Ausbildungen im Informatikbereich optimal beide Bereiche abdecken.

Um selber das nötige Rüstzeug zu erhalten, um die Digitalisierung im eigenen Unternehmen aktiv und effizient voran zu treiben, empfiehlt sich der Zertifikatskurs «Digitalisierung» der STS, welche unter Mitwirkung vom Institut Treuhand 4.0 geplant und durchgeführt wird.
 

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