Kreditkartenzahlungen buchen: So geht’s richtig!

Kreditkartenzahlungen: Einnahmen vs. Ausgaben

Bei der Buchung von Kreditkartenzahlungen ist zwischen Einnahmen und Ausgaben zu unterscheiden. Da in Gastronomie, Einzelhandel und E-Commerce die eingehenden Kreditkartenzahlungen in der Regel überwiegen, konzentriert sich dieser Beitrag auf die Verbuchung von Einnahmen und auf Möglichkeiten, den Abstimmungs- und Buchungsaufwand zu reduzieren.

Besonderheiten und Fehlerquellen

Bei Kreditkartenzahlungen erfolgt die Zahlung nicht direkt vom Kunden, sondern über einen Zahlungsdienstleister (Acquirer). Dadurch entstehen zwei zeitlich getrennte Belege:

• Zahlungsbeleg der Kasse bzw. des Webshops
• Abrechnung des Zahlungsdienstleisters bzw. Gutschrift auf dem Bankkonto

Der Erlös wird bei der Zahlung durch den Kunden erfasst. Mit dem späteren Zahlungseingang wird der offene Betrag ausgeglichen; allfällige Gebühren werden als Aufwand verbucht.

Acquirer als Transitstelle

Gegenüber dem Acquirer besteht buchhalterisch keine Forderung im engeren Sinn. Entsprechend werden die Beträge über Transit- oder Clearing-Konten geführt.

Regelmässiger Abgleich

Unabhängig davon ist ein regelmässiger Abgleich zwischen Kassendaten, Zahlungsberichten und Bankeingängen erforderlich. Da Zahlungsdienstleister häufig mehrere Transaktionen zu Sammelzahlungen bündeln, müssen die einzelnen Zahlungen den korrekten offenen Posten zugeordnet werden.

Zeitliche Differenzen

Zwischen Kundenzahlung und Zahlungseingang liegen oft mehrere Tage oder Wochen. Fallen diese in unterschiedliche Buchungsperioden, ist dies bei der Abstimmung und Verbuchung entsprechend zu berücksichtigen.

Gebühren und Provisionen

Kredit- und Debitkartenzahlungen verursachen Transaktionsgebühren, die häufig direkt vom Auszahlungsbetrag abgezogen werden. Die verbuchten Nettobeträge müssen deshalb korrekt mit den offenen Posten abgestimmt werden.

Teilzahlungen und Rückbuchungen

Teilzahlungen dürfen offene Posten nur anteilig ausgleichen. Rückbuchungen (Chargebacks) erfordern eine entsprechende Korrektur der ursprünglichen Erlösbuchung.

Währungsdifferenzen

Bei Zahlungen in Fremdwährungen können Wechselkursdifferenzen entstehen. Diese sind beim Ausgleich der offenen Posten als Kursgewinn oder Kursverlust zu verbuchen.

Warum ist der korrekte Abgleich so wichtig?

Fehlerhafte Buchungen entstehen häufig durch die genannten Besonderheiten. Ein sorgfältiger Abgleich ist insbesondere aus drei Gründen wichtig:

Transparenz

Nur ein transaktionsgenauer Abgleich ermöglicht die lückenlose Nachvollziehbarkeit von Kreditkartenzahlungen und vereinfacht den Nachweis gegenüber Revisions- und Prüfstellen.

Liquiditätskontrolle

Nicht erkannte Fehl- oder Doppelbuchungen können die Erfolgsrechnung verzerren und die Liquiditätssteuerung beeinträchtigen.

Wirtschafts- und Steuerprüfungen

Unternehmen sind verpflichtet, Umsätze, Gewinne und Verluste korrekt auszuweisen. Fehlerhaft verbuchte Gebühren, Refunds oder Chargebacks können zu einer falschen Darstellung des Geschäftsergebnisses und damit zu Problemen bei Prüfungen führen.

Die drei Schritte beim Buchen einer Kreditkartenzahlung in Höhe von 1.000 Euro.

1 Buchung der Verkäufe

Forderungen werden im Cash-in-Transit-Konto erfasst: Cash-in-Transit-Konto an Erlös

2 Abgleich, Auszifferung und Umbuchung

Umbuchung Cash-in-Transit-Konto auf Clearing-Konto abzgl. Spesen: Clearing-Konto an Cash-in-Transit-Konto

3 Buchung des Bankeingangs

Bankeingang an Clearing-Konto

Beispiel: Die Buchungsschritte bei Kreditkartenzahlungen

In Ihrem Unternehmen werden an drei Tagen hintereinander unterschiedliche Einkäufe mit Kreditkarten (z.B. Mastercard) getätigt.

• 1. März: 100 EUR (brutto)
• 2. März: 50 EUR (brutto)
• 3. März: 150 EUR (brutto)

Die Zahlungsdienstleister berechnen Ihnen pro Transaktion 2% Gebühren .

Am 5. März gehen dann als Sammelüberweisung 294 EUR auf dem Konto Ihres Unternehmens ein. 6 EUR entsprechen den Gebühren, die an die Zahlungsdienstleister gehen. Laut den Dokumenten des Zahlungsdienstleister (den sogenannten Settlement Files) lauten die Einzelbeträge wie folgt:

• 1. März: 100 EUR – 2 EUR = 98 EUR
• 2. März: 50 EUR – 1 EUR = 49 EUR
• 3. März: 150 EUR – 3 EUR = 147 EUR
• Gesamt: 294 EUR

1 Buchung der Verkäufe (Forderungen auf Cash-in- Transit-Konto erfassen)

• 1. März:
  Cash-in-Transit-Konto Acquirer 100 EUR (Soll)
  an Umsatzerlöse 84,03 EUR (Haben)
  an Umsatzsteuer 15,97 EUR (Haben)
• 2. März:
  Cash-in-Transit-Konto Acquirer 50 EUR (Soll)
  an Umsatzerlöse 42,02 EUR (Haben)
  an Umsatzsteuer 7,98 EUR (Haben)
• 3. März:
  Cash-in-Transit-Konto Acquirer 150 EUR (Soll)
  an Umsatzerlöse 126,05 EUR (Haben)
  an Umsatzsteuer 23,95 EUR (Haben)

→ Ergebnis: Das Cash-in-Transit-Konto weist am 3. März einen Gesamtbestand von 300 EUR (100 EUR + 50 EUR + 150 EUR) im Soll auf.

2 Abgleich und Auszifferung der Sammelbuchung (auf Basis der Settlement Files)

Für diesen Schritt laden Sie sich im Falle eines händischen Abgleichs zunächst den Zahlungsbericht (auch Settlement Files genannt) von Ihrem Acquirer herunter (oft im CSV- oder PDF-Format).

Im Falle eines händischen Ausgleichs beginnt dann der Abgleich der darin enthaltenen Daten mit den auf dem Cash-in-Transit-Konto erfassten Kassentransaktionen. Dabei wird sichergestellt, dass Sie alle an den Kassen registrierten Kartenzahlungen auch tatsächlich vom Acquirer erhalten.

Unter der Annahme, dass der Zahlungsdienstleister die anfallenden Gebühren direkt einbehält, sollten dort im Falle unseres Beispiels folgende Infos zu finden sein:

• 1. März: 100 EUR brutto – 2 EUR Gebühr = 98 EUR
• 2. März: 50 EUR brutto – 1 EUR Gebühr = 49 EUR
• 3. März: 150 EUR brutto – 3 EUR Gebühr = 147 EUR
• Auszahlungsbetrag: 294 EUR

Überprüfen Sie, ob diese Daten mit den auf Ihrem Cash-in Transit-Konto gebuchten Kassentransaktionen übereinstimmen. Ist das der Fall, wird das Cash-in Transit-Konto unter Berücksichtigung der anfallenden Gebühren auf das neue Clearing-Konto umgebucht.

Der entsprechende Buchungssatz lautet dann:

Clearing-Konto Kreditkartenzahlungen 294 EUR (Soll)
Aufwendungen für Zahlungsverkehr 6 EUR (Soll)
an Cash-in-Transit-Konto Acquirer 300 EUR (Haben)

3 Verbuchung der Sammelzahlung auf dem Bankkonto

Wenn die Sammelzahlung am 5. März auf dem Unternehmenskonto eingeht, buchen Sie den tatsächlichen Geldeingang auf dem Bankkonto und gleichen gleichzeitig das Clearing-Konto aus. Der entsprechende Buchungssatz lautet dann:

Bank 294 EUR (Soll)
an Clearing-Konto Kreditkartenzahlungen 294 EUR (Haben)

→ Ergebnisse:

• Das Cash-in-Transit-Konto wurde bereits beim Abgleich mit dem Zahlungsbericht ausgeglichen (0 EUR).
• Das Clearing-Konto wird mit dem Geldeingang ebenfalls auf 0 EUR ausgeglichen.
• Die Bank zeigt den richtigen Zahlungseingang von 294 EUR.

Mit diesem Ablauf stellen Sie sicher, dass Ihre Forderungen korrekt ausgeglichen und alle Gebühren der Kreditkartenzahlungen sauber verbucht werden. Gleichzeitig behalten Sie jederzeit den Überblick über offene Posten und erwartete Zahlungen.

Was tun bei Abweichungen?

• Nicht erfasste Gebühren: Vielleicht hat der Zahlungsdienstleister eine Sondergebühr abgezogen.
• Chargebacks: Ein Kunde hat eine Zahlung angefochten. Diese muss extra geprüft und verbucht werden
• Fehlbuchungen: Ein Verkauf wurde doppelt oder gar nicht gebucht.

Die drei grössten Herausforderungen beim Buchen von Kreditkartenzahlungen – und die besten Lösungen dafür.

Sammelüberweisungen und fehlende Transparenz

Zahlungsdienstleister bündeln meist alle an einem Tag getätigten Zahlungen und überweisen nur den Sammelbetrag (abzüglich der einbehaltenen Gebühren). Dadurch fehlt die klare Zuordnung einzelner Verkäufe.

Hinzu kommt, dass die Zahlungsberichte der Zahlungsdienstleister nicht immer alle Details und eine genaue Aufschlüsselung der Gebühren enthalten.

Die Lösungen

• Fordern Sie von Ihren Zahlungsdienstleistern detaillierte Zahlungsberichte an, die alle Einzelheiten zu den Transaktionen und den Gebühren enthalten.
• Nutzen Sie Split-Buchungen in Ihrer Buchhaltungssoftware. Damit können Sie Sammelzahlungen auf die einzelnen Forderungen aufteilen, um sie sauber auszugleichen.
• Verwenden Sie für den Ausgleich eine Automatisierungslösung: Reconciliation-Software-Schnittstellen importieren die detaillierten Zahlungsberichte, gleichen sie transaktionsgenau mit den von der Kasse registrierten Forderungen ab, erstellen automatisch die passenden Buchungssätze – und exportieren diese automatisch in Ihr Buchhaltungssystem. Das spart Ihnen viele Stunden Arbeit.

Abweichungen durch Gebühren/Provisionen oder Stornierungen

Wenn die Sammelüberweisung von den an der Kasse registrierten Forderungen abweicht, kann das mehrere Ursachen haben: Die häufigsten sind neue oder unbekannte Zahlungsgebühren und Rückbuchungen.

Die Lösungen

• Es ist wichtig, die unterschiedlichen Arten von Gebühren über verschiedene Zahlungsdienstleister hinweg sauber zu erfassen: Dafür erstellen Sie im Idealfall separate Aufwandskonten (z.B. «Gebühren Zahlungsdienstleister») und verbuchen die Gebühren sofort bei der Sammelzahlung.
• Überwachen Sie Ihre Chargebacks: Jede Rückbuchung sollte sofort als Reduzierung der ursprünglichen Forderung verbucht werden, um Abweichungen zu vermeiden.
• Nehmen Sie regelmässige Abstimmungen vor: Kontoauszüge und Zahlungsberichte sollten mindestens wöchentlich abgeglichen werden, um Differenzen früh zu erkennen.
• In Reconciliation-Software-Lösungen werden sowohl die unterschiedlichen Gebühren verschiedener Zahlungsdienstleister als auch Chargebacks in den automatisierten Abgleich auf Transaktionsbasis einbezogen. Für sie bedeutet das: Zwei Fehlerquellen weniger.

Zeitverzögerung zwischen Zahlung und Zahlungseingang

Kreditkartenzahlungen bekommen Sie meist erst nach mehreren Tagen gutgeschrieben. Die Folge ist, dass die getätigten Umsätze und die Zahlungseingänge zeitlich auseinanderfallen.

Die Lösungen

• Buchen Sie die Umsätze direkt auf ein Cash-in-Transit-Konto, damit der Zahlungseingang später korrekt ausgeglichen werden kann.
• Dokumentieren Sie die Zyklen Ihrer Zahlungsläufe – und versuchen Sie, die Auszahlungsintervalle der Zahlungsdienstleister auf Ihre Buchungsperioden abzustimmen.
• Nutzen Sie Abgrenzungen: Zum Monatsende erstellen Sie dafür eine Buchung, die noch ausstehende Zahlungen in der Bilanz sichtbar macht – und Ihre Buchhaltung so sauber hält.
• Ein weiterer Vorteil von Lösungen, die den transaktionsgenauen Abgleich der Kreditkartenzahlungen automatisieren, ist, dass nur eine geringe Anzahl an Zahlungen übrigbleibt, die nicht automatisch gematcht werden. Offene Zahlungseingänge können so noch schneller identifiziert werden.

Nicolas Schwotzer

Nicolas ist Chief Product Owner, Mitglied des Executive Board bei treibauf und hat das Unternehmen vor 30 Jahren gegründet. Treibauf entwickelt Software für Retail, E-Commerce, Hotellerie und Gastronomie, die POS-Integration vereinfacht und den Zahlungsabgleich über alle Kanäle hinweg automatisiert. Matchbox ist die Reconciliation-Software zur automatischen Abstimmung der Umsätze. Die Lösung automatisiert den kanalübergreifenden Zahlungsabgleich, erkennt Abweichungen und erstellt fertige Buchungssätze für das angebundene ERP.

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