Nouvelle norme Swissdec APG: moins de travail pour les employeurs et les sociétés fiduciaires – plus d’efficience pour tous | Union Suisse des Fiduciaires

13. April 2026 -

Administration du personnel

Dès 2026, la procédure de demande d’indemnités journalières APG sera profondément modernisée: la nouvelle norme Swissdec APG, entièrement numérique, réduit sensiblement les charges administratives et permet des processus plus efficients et moins sujets aux erreurs pour les employeurs, les sociétés fiduciaires et les caisses de compensation.

Contexte : pourquoi le processus APG est numérisé

Avec environ 615 000 demandes par an, le régime des allocations pour perte de gain (APG) fait partie des processus d’assurances sociales les plus lourds sur le plan administratif pour les employeurs, les sociétés fiduciaires et les caisses de compensation. Jusqu’à présent, le traitement repose en grande partie sur des formulaires papier, remplis manuellement, transmis d’un acteur à l’autre et traités par les caisses de compensation.

Ce processus analogue entraîne des problèmes typiques :

Les formulaires papier sont oubliés ou égarés.
Les données manuscrites sont sources d’erreurs ou difficiles à lire.
Les ruptures de média ralentissent le traitement et compliquent une organisation évolutive des processus.

Nouveau processus numérique de demande APG

Avec le nouveau portail APG de la Centrale de compensation (CdC), l’ensemble du processus de demande est numérisé de bout en bout. L’organisation de service transmet directement et électroniquement les données APG au portail, où la personne astreinte au service se connecte après un onboarding unique via AGOV, vérifie les informations et finalise sa demande en quelques minutes.

Aperçu des étapes :

Transmission numérique des données de service par l’organisation de service au portail APG.
Notification de la personne astreinte au service (p. ex. par SMS ou e-mail) et finalisation en ligne de la demande via le service d’authentification des autorités AGOV.
Transmission électronique de la demande à la caisse de compensation compétente, qui demande ensuite les données salariales auprès de l’employeur, calcule les indemnités journalières APG et procède au versement.

Les données déjà saisies peuvent être réutilisées lors de périodes de service ultérieures, ce qui accélère encore le processus. Le système rappelle en outre automatiquement à la personne astreinte au service de compléter les informations manquantes, tandis qu’une demande sur papier reste possible sur demande.

Norme Swissdec APG : échange automatisé des données salariales

Au cœur de l’allègement pour les employeurs et les sociétés fiduciaires se trouve la nouvelle norme Swissdec APG, qui structure et automatise l’échange des données salariales entre les caisses de compensation et les employeurs. Cette norme couvre l’ensemble du flux de données : demande des données salariales, transmission par l’employeur et retour de la prestation d’indemnités journalières APG.
Les principaux effets pour les services RH et les sociétés fiduciaires :

Moins d’étapes de travail manuelles, les données salariales étant transmises de manière structurée depuis le système de paie, sans formulaires papier supplémentaires.
Moins d’erreurs et de boucles de correction, grâce à des interfaces standardisées qui réduisent les erreurs de transmission et raccourcissent les délais de traitement.
Une collaboration plus efficiente avec les caisses de compensation, les demandes, déclarations de salaire et retours d’indemnités journalières étant traités de manière systématisée.

La condition préalable est que le fournisseur ERP utilisé implémente et fasse certifier la nouvelle norme Swissdec APG. De nombreux systèmes de paie disposent déjà d’interfaces Swissdec (p. ex. ELM pour les déclarations de salaires ou KLE pour les déclarations d’accident), de sorte que l’extension APG s’intègre facilement dans l’écosystème existant.

Calendrier 2026 et coexistence des processus

Depuis début février, toutes les demandes APG de Jeunesse+Sport (env. 30 000 cas par an) sont traitées selon le nouveau processus numérique. Après le premier mois d’exploitation, il apparaît que le portail et les processus en aval fonctionnent bien. Les premières expériences ont également permis d’identifier un potentiel d’amélioration supplémentaire et de lancer des mesures correspondantes. Sur la base des enseignements tirés avec la plus petite organisation de service, l’extension aux autres organisations peut désormais être poursuivie.
Le déploiement est prévu comme suit :

Mi-2026 : service civil (env. 90 000 cas)
Automne 2026 : protection civile (env. 145 000 cas)
Décembre 2026 : armée (env. 350 000 cas)

En 2026, l’ancien et le nouveau processus coexisteront, selon l’organisation de service concernée. Les demandes APG selon l’ancien processus pourront encore parvenir pendant plusieurs années aux employeurs et aux sociétés fiduciaires, en raison des délais légaux, tout comme certains cas particuliers, tels que les quelque 200 décomptes APG annuels pour les responsables de cours de jeunes tireurs.

Nécessité d’agir pour les employeurs et les sociétés fiduciaires

Afin que les entreprises et les sociétés fiduciaires puissent exploiter le potentiel d’automatisation dès le départ, un échange précoce avec le fournisseur ERP est essentiel. Ces discussions doivent notamment permettre de clarifier les points suivants :

Si et à quel moment la norme Swissdec APG sera mise en œuvre dans l’ERP utilisé.
Quelles adaptations de système sont nécessaires au sein de l’entreprise.
À partir de quand l’échange numérique des données salariales pourra être utilisé de manière productive.

Pour les sociétés fiduciaires, cela représente une opportunité de conseil stratégique : elles accompagnent leurs mandantes et mandants non seulement dans le traitement opérationnel des cas APG, mais également dans la conception des processus, les adaptations des systèmes et l’utilisation des nouvelles possibilités numériques. Une planification anticipée, l’évitement des doublons et l’implication précoce des collaborateurs permettent de réaliser des gains significatifs en termes d’efficience et de qualité.

Conclusion : vers des processus administratifs modernes

Avec le portail APG numérique et l’échange standardisé des données salariales via la norme Swissdec APG, un processus jusqu’ici fortement basé sur le papier fait l’objet d’une modernisation en profondeur. Les employeurs, les sociétés fiduciaires et les caisses de compensation pourront à l’avenir traiter les cas APG de manière nettement plus efficiente, fiable et évolutive.

Les sociétés fiduciaires qui se familiarisent suffisamment tôt avec le nouveau processus et informent activement leurs mandantes et mandants renforcent leur rôle de conseillères compétentes et accompagnent leur clientèle de manière sûre durant la phase de transition. Dans l’ensemble, le nouveau processus APG constitue une étape importante vers des processus administratifs plus modernes et mieux interconnectés, avec des bénéfices directs pour toutes les parties impliquées tout au long de la chaîne de traitement.